做時間的主人─時間管理

撰文/ 徐文鈺、曾素梅

光陰似一條無可抗拒的、不息的河流,匆促前進,然而步履卻輕得像午夜伸手進守財奴枕下竊取財物的賊。
—布來爾—

時間管理的意義

嚴格來說,我們並不能去管理時間,只能在有限的時間內,管理我們自己。

時間管理的原則

一點原則—以「目標導向」取代「行動導向」,進而建立人生規劃

經過適度的探索期之後,依個人的理想和價值觀,規劃未來的人生,建立長程、中程、短程的生活目標,依目標安排各種活動。設立生活目標時要忠於自己的價值觀,如喜愛悠閒的生活方式,可排入悠閒時刻,不必逼自己成為一個工作狂;又如與家人相聚使你快樂,難以捨棄,也應排入時間管理。

二點注意

(一)保持彈性,才能長久

(二)逐步養成,習慣成自然

三個步驟

列出工作清單→排出優先次序→勤於檢討

心理學家布利斯將工作分為四種,(1)重要而且緊急,(2)重要但不緊急,(3)緊急,但不重要,(4)既不緊急,也不重要。此分類法可提供排列優先次序之參考,然而每個人可依自己的價值觀而有不同的標準。

四條法則

(一)80/20 法則,又稱巴列圖法則:「任何群體中或群體的重要成分,通常只是該群全部成分中的極少部分。」一天中只要完成 20%的工作,即能達到 80%的重要性的效果。

(二)100/20 法則:在評估所需時間時,加上 20%的彈性空間。如一篇報告預估四個小時可完成,不妨加上 50 分鐘的預備時間,免得錯失或延遲了下一個工作。

(三)一粒沙法則:一次做一件事,猶如沙漏裡一次通過一粒沙。不要將心力分散於太多事情上,降低效率徒增煩惱。

(四)派金森法則:「工作總會拖延到期限的最後一天才完成」。我們最好為自己的每個工作都訂下期限,並盡量依循。自設的期限可以給自己完成工作的壓力,多數人在稍微有點壓力的情況下表現較好。

一些時間管理的建議

(一)晚上睡前,列出隔日應做的事,並依重要性排列。
(二)正確估計需要多少時間完成工作,但給一些彈性。
(三)將書桌收拾乾淨,計畫表和當天要做的事放在桌子中央。
(四)善用零碎的時間。等車、等人時可以思考、看書、記憶英文單字、做計畫等。(可隨身攜帶小冊子或紙筆)
(五)找辦事方便、不用久候的時刻。例如,提早 30 分鐘上學、工作到一點再去吃午飯。
(六)配合自己效率高的時刻處理重要事情或讀書。
(七)長時間閱讀要更換科目。
(八)運用自我獎勵及伙伴激勵。
(九)將大計畫分為幾個小步驟,逐一完成。
(十)時時提醒自己,目前行為是否有助於工作達成?
(十一)週日晚間睡眠充足,避免產生「星期一憂鬱症」。


參考資料
黑川康正(民 77):高效率的實用法則。臺北:上硯。
中川昌彥著,盧月珠譯(民 79):做時間永遠的主人。臺北:卓越。
布利斯著,黃慧貞譯(民 76):時間管理。臺北:桂冠。
道格拉斯著,李棠傳譯(民 78):個人時間活用學。臺北:新潮社。
蘇惠昭編譯:運用時間的藝術。臺南:也文。
蘇惠齡譯(民 79):如何活用一天 24 小時。臺北:漢威。